>> Par Arcadius HOUNSOUGBO, archiviste à l’AGETUR – ahounsougbo@ agetur.bj – http://www.adab.bj.refer.org – Publié dans le quotidien La Nation du 28 septembre 2006, p.2

LES ARCHIVES A L’HEURE DU CHANGEMENT

Le but visé par cet écrit est de susciter une réflexion sérieuse autour d’un problème récurrent et épineux, celui de la place des archives dans la promotion du changement politique pour un développement durable et partagé de notre pays, le Bénin. Car l’adhésion massive aux idéaux du changement prôné par le Dr YAYI Boni appelle de la part des intellectuels et des décideurs politiques et économiques des réponses pertinentes et innovantes pour la concrétisation de l’espoir suscité. Or, l’action du développement ou plutôt l’action pour le développement se planifie et s’ordonne autour d’objectifs prioritaires clairement définis et la procédure pour les atteindre. A l’heure du changement où le Bénin cherche ses marques pour un décollage économique, social et culturel, il ne semble pas évident que la gestion des archives, autrement dit, le capital d’expériences accumulées dans ces documents soit pris en compte. Or, aujourd’hui, il est évident que seule une gestion moderne et rationnelle des archives de l’administration permet de bâtir le développement sur un socle solide. La richesse d’une nation ne se repose ni sur son énergie, ni sur ses ressources naturelles, mais d’abord sur ses capacités à gérer l’information et à mobiliser les moyens pour réaliser les objectifs définis.

Les archives pour une efficacité administrative

L’information constitue la première ressource fondamentale de nos administrations. Sa gestion, son interprétation et sa conservation constituent les bases de l’action publique pour le développement. Mais au Bénin, on minimise encore aujourd’hui la gestion de l’information dans nos administrations. La cause de cet état de chose est l’amateurisme dans la gestion et l’analyse de l’information par des non spécialistes, ce qui entraîne le blocage ou la contre performance de l’administration, ainsi que la perte énorme de temps, d’argent et d’énergie. Or, l’information contenue dans les archives est d’une utilité pratique pour le bon fonctionnement de nos administrations et indispensable pour le développement de notre nation. En effet, le recours aux expériences déjà réalisées permet à l’administration de gagner temps, argent et travail, toutes choses qui pourraient servir à régler d’autres problèmes plus récurrents. La notion de continuité administrative résume à elle seule cette nécessité pour les administrations de se soucier un peu plus de leurs archives. Pour l’administrateur préoccupé par le présent, l’expédition des affaires courantes prime sur le classement des papiers et sur leur utilité à long terme. L’archiviste, en revanche, met le passé à la portée de l’administrateur et assure la protection des documents d’aujourd’hui en vue des besoins prévisibles des administrateurs du futur. Un processus de prise de décision qui occulte ce facteur d’aide à la décision que constitue la mémoire documentaire de l’institution se révèle un pilotage à vue fondé sur des impressions et des approximations dont le résultat est le piétinement et l’échec à répétition. Nos pays en voie de développement n’ont plus besoin de ces errements.

Les archives pour une bonne gouvernance

La mondialisation de l’information et de l’économie a créé une conscience politique « mondialisée » avec la naissance des groupes de pressions internationaux que constituent par exemple les bailleurs de fonds et nationaux que sont les organisations de lutte contre la corruption et la société civile. Aujourd’hui, la gestion des affaires de l’Etat et des citoyens ne peut plus se contenir dans des pratiques occultes et opaques ayant eu cours dans notre pays dans un passé récent. De moins en moins autoritaires et unilatéralistes, les gouvernants sont obligés de bien faire et de rendre compte à la société des décisions et de la gestion des affaires publiques. C’est dans cette optique, que le gouvernement du changement du Dr YAYI Boni a commandité des missions d’audits dans l’administration publique pour évaluer l’action des administrateurs ayant eu à gérer les affaires et les finances publiques de 2001 à 2005. aussi se pose -t-on la question de savoir s’il est possible de rendre compte fidèlement d’une gestion si les documents devant servir de preuve ont disparu ou sont introuvables ? Les derniers audits ont révélé l’incapacité de l’administration à justifier ou à régulariser un décaissement de plus de 200 milliards de nos francs en ordre de paiement de 2001 à 2005, dixit le Ministre du Développement de l’Economie et des Finances, le 26 Août 2006 au Centre International des Conférences de Cotonou. On ne saura peut-être jamais comment toute cette somme d’argent a été utilisée et à quelle fin. A défaut de preuve documentaire, pourra-t-on situer de façon objective les responsabilités ? Quel est désormais le crédit de notre administration auprès des investisseurs que nous courtisons avec tant d’entrain ?

Nous pensons donc que le changement tant prôné ne peut pas se passer d’une gestion des archives, ce qui donnera aux actions du gouvernement crédibilité sur le plan de la transparence dans la gestion des affaires publiques, visibilité par une définition claire des objectifs à atteindre et les moyens pour y parvenir, objectivité dans les prises de décisions, ce qui évite la navigation à vue, et une élévation du sens de responsabilité des fonctionnaires de l’Etat. Il urge pour le gouvernement du Dr YAYI Boni de prendre un certain nombre de dispositions pour atteindre cet objectif de qualité dans nos administrations.

Dans un précédant article paru dans ce même journal en date du Jeudi 17 mai 2001, je préconisait dans un « plaidoyer pour le versement systématique des papiers aux Archives » la nécessité pour le Gouvernement de proposer un texte de loi organisant le mode de gestion des papiers d’Etat. L’Etat devra pourvoir les administrations d’archivistes bien formés et investis des pouvoirs de collecte et de gestion des papiers publics en son nom. Pour ce faire, les Archives Nationales et le Conseil National des Archives doivent avoir les moyens légaux, humains, matériels et financiers pour envoyer dans toutes les administrations des missions en vue de la prise en charge de l’information documentaire. On ne doit pas négliger la force de la sensibilisation. Chaque agent public doit pouvoir comprendre que le bon maintien des archives est vital pour le développement de la nation, mais également salutaire pour lui-même car c’est à cette aune que ses actions seront jugées. Il suffit d’en prendre conscience d’abord au sommet de l’Etat et de mener des actions de choc comme celles engagées contre le retard dans l’administration afin que des comportements citoyens et radicalement positifs entrent dans les mœurs et que l’information documentaire soit valorisée. Merci de changer de comportement vis-à-vis de nos archives ! Le changement passe aussi par là !!!